Для быстрого уведомления коллег и клиентов о своём отсутствии настройте автоматический ответ в Outlook. Ниже пошаговая инструкция, которая поможет выполнить настройку без ошибок.
Настройка автоматического ответа в Outlook для Windows
- Откройте Outlook и перейдите во вкладку Файл.
- В разделе Автоматические ответы (ответы по умолчанию) нажмите на кнопку Ответы внутри организации.
- В появившемся окне выберите опцию Отправлять автоматические ответы.
- Укажите диапазон времени, когда необходимо активировать автоответчик, поставьте галочку напротив Отправлять только в указанный период и задайте даты и время начала и окончания.
- Введите текст сообщения, которое хотите отправлять, в поле Внутри организации. Например: Я сейчас в отпуске и вернусь дата. Я отвечу на письма после возвращения.
- При необходимости добавьте отдельное сообщение для внешних отправителей, активировав вкладку Вне организации. Совет: уточняйте, что сообщения для внешних пользователей также будут автоматически отвечать.
- Нажмите ОК, чтобы сохранить настройки. Автоответчик активен в выбранный диапазон времени.
Настройка автоматического ответа в Outlook для Mac
В версиях Outlook для Mac процедура схожа:
- Откройте Outlook и перейдите в меню Инструменты, выберите Автоматические ответы.
- Укажите диапазон времени, в котором будут действовать автоматические ответы.
- Введите сообщение для внутренних получателей и для внешних, отметив соответствующие поля.
- Нажмите ОК, чтобы активировать автоответчик.
Советы по составлению сообщения автоответчика
- Указывайте точную дату вашего отсутствия: это поможет получателю понять, когда ждать вашего ответа.
- Информируйте о сроках реакции: скажите, когда вернётесь и когда можно ожидать ответа.
- Добавляйте контактные лица при необходимости: если есть важные дела, укажите коллегу, который сможет помочь в вашabsence.
- Проверяйте сообщение на ясность и корректность: избегайте двусмысленностей и ошибок.
Дополнительные рекомендации
Перед запуском проверьте, активированы ли правильные диапазоны дат. Не забудьте отключить автоответчик после возвращения, чтобы не отправлять ненужные сообщения.