Выстроить эффективный электронный документооборот с контрагентами – задача, требующая значительных усилий и ресурсов. Но что делать, когда этот этап успешно пройден, а внутри компании царит хаос бумажных документов и разрозненных электронных файлов? Именно здесь на помощь приходит ВЭДО, который становится логичным продолжением и неотъемлемой частью общей системы управления документами.
Почему внутренний ЭДО – это не роскошь, а необходимость?
Даже при идеальном внешнем ЭДО, внутренние процессы могут тормозить из-за:
- потери документов: бумажные документы легко теряются, а электронные файлы могут быть разбросаны по разным папкам и носителям;
- длительного согласования: процесс согласования внутренних документов (приказов, служебных записок, договоров) может затягиваться на дни и недели из-за необходимости физического перемещения бумаг или пересылки файлов по электронной почте;
- отсутствия прозрачности: сложно отследить, на каком этапе находится документ, кто за него отвечает и когда ожидается его завершение;
- риска ошибок: ручное внесение данных, копирование и пересылка документов увеличивают вероятность ошибок.
Помимо этого, поиск нужного документа в бумажном архиве или в разрозненных электронных файлах – трудоемкий процесс.
Внутренний ЭДО как решение
Внедрение системы внутреннего ЭДО позволяет автоматизировать и оптимизировать все этапы работы с документами внутри компании:
- Создание и регистрация. Документы создаются в электронной форме, автоматически регистрируются и присваиваются уникальные номера.
- Согласование и утверждение. Настраиваются маршруты согласования, позволяющие быстро отправлять документы ответственным лицам. Система уведомляет о необходимости ознакомления или утверждения, а также фиксирует все действия.
- Исполнение и контроль. Ответственные сотрудники получают задачи, связанные с документом, и могут отмечать их выполнение. Руководство получает возможность контролировать ход исполнения.
- Архивирование и поиск. Все документы хранятся в единой электронной системе, что обеспечивает быстрый и удобный поиск по различным параметрам.
- Интеграция. Внутренний ЭДО может быть интегрирован с другими корпоративными системами (CRM, ERP), что создает единое информационное пространство.
Внутренний ЭДО – это не просто модный тренд, а стратегический шаг к повышению эффективности и конкурентоспособности вашей компании. Когда внешние процессы налажены, самое время навести порядок внутри, чтобы каждый документ работал на благо бизнеса!